Depuis quelques années le Centre Hospitalier Régional Universitaire (CHRU) de Nancy accélère sa transformation numérique en misant sur la robotisation des processus (RPA). Une stratégie pour libérer les professionnels des tâches administratives répétitives afin qu’ils puissent se recentrer sur le soin et améliorer leurs conditions de travail.
Libérer les professionnels de santé des tâches administratives jugées peu utiles afin d’améliorer durablement leurs conditions de travail, c'est en substance l’objectif affiché par le Centre hospitalier régional universitaire (CHRU) de Nancy, lequel s'est engagé dans une démarche d’automatisation de ses processus via la Robotic Process Automation (RPA). Une technologie qui utilise des robots logiciels, ou simplement des bots, pour exécuter des tâches répétitives à fort volume.
La démarche initiée il y a quelques années avait débuté pour l'établissement hospitalier par un « proof of concept » mené avec le cabinet Ernst & Young, suivi d’un hackathon et de journées « vis ma vie », censées permettre d’identifier les tâches les plus chronophages pour les personnels.
Ces travaux ont abouti à la cartographie d’une centaine de processus administratifs, techniques et soignants, dont « 17 sont aujourd’hui opérationnels et 43 en cours de préparation au développement », selon la direction. Une équipe restreinte de deux experts, rattachée à la Direction des systèmes d’information, pilote ces déploiements. « Le cœur du projet est de sublimer les compétences humaines sur des tâches à forte valeur ajoutée et de leur retirer ces tâches répétitives qui n’ont aucune valeur ajoutée », résume Vincent Angeloni, responsable SIRH-RPA-Office 365.
Gestion administrative des rendez-vous, commandes de petits médicaments à la pharmacie...
Parmi les applications mises en avant par ces robots au quotidien, la robotisation de la refacturation des actes de biologie qui a permis, selon le CHRU de Nancy d’augmenter les recettes de l’établissement, en traitant désormais des factures jusque-là délaissées faute de temps. Tandis que d’autres robots assurent la gestion administrative des rendez-vous, l’envoi automatisé de décisions à la direction des ressources humaines ou encore les commandes de petits médicaments à la pharmacie.
La direction affirme également que cette automatisation a permis de redéployer deux équivalents temps plein vers des missions à plus forte valeur ajoutée. Elle met en avant une amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT), évoquant moins de saisies manuelles et davantage de temps consacré aux patients. « La robotisation est un levier d’amélioration continue, au service des professionnels et des patients », estime Jean-Christophe Chevrier, responsable de la technique en RPA.
Reste que cette transformation soulève, en creux, des interrogations sur la pérennité des solutions mises en œuvre. Le CHRU reconnaît d’ailleurs que la RPA constitue avant tout une réponse transitoire, en attendant des outils métiers plus adaptés. Le groupe hospitalier explore désormais l’intégration de modules d’intelligence artificielle, notamment pour le traitement de documents non structurés, tout en insistant sur la nécessité d’une communication interne soutenue afin d’impliquer les agents dans l’identification de nouveaux cas d’usage.
